блог
   
Развитие Бизнеса > Развиваете бизнес? > Управление проектами

Эффективная работа с MS Project 2000

Андрей Зайцев
http://az.sovtest.ru

Предисловие

Часть I. Основы управления проектами

Глава 1. Природа проектов

Глава 2. Изучаем среду Microsoft Project 2000

 

Глава 2. Изучаем среду Microsoft Project 2000

Microsoft Project 2000 прошел длинный путь развития в течении нескольких лет. В настоящее время интерфейс Microsoft Project 2000 делает управление проектом почти столь же легким как ведение вашего личного календаря. Если Вы пользовались другими продуктами Microsoft, Word или Excel, меню и инструменты в Microsoft Project 2000, напомнят вам старых друзей. И хотя много представлений Microsoft Project 2000 могут быть немного подавляющими сначала, они позволяют Вам выбрать перспективу, с которой Вы можете контролировать выполнение вашего проекта в любое данное время.

В этой главе описано окружение Microsoft Project 2000 и инструменты, которые есть в вашем распоряжении. Вы попробуете перемещение среди различных представлений и работу с некоторыми из инструментов, необходимых для создания проекта.

Первый взгляд на Microsoft Project 2000

Несмотря на то, что Microsoft Project 2000 не поставляется с Microsoft Office 2000, это - член семейства Microsoft Office. Следовательно, Microsoft Project 2000 использует стандарты Microsoft, меню и панель инструментов Microsoft Office.

Совет

Если Вы использовали Microsoft Outlook, Вам будут знакомы некоторые особенности Microsoft Project 2000, включая меню представлений в левой части экрана, которое позволяет Вам переключаться между представлениями и функциями в Microsoft Project 2000. В Microsoft Project 2000 это меню называется меню представлений(view bar).

Запуск Microsoft Project 2000

Когда Вы в первый раз запустите Microsoft Project 2000, вы увидите окно Microsoft Project 2000 и в правой части экрана новую систему Помощи (см. Рисунок 2-1). Эта помощь предлагает ряд полезных пунктов для пользователей плохо знакомых с Microsoft Project или с этой версией Microsoft Project.

Рисунок 2-1: Начальный экран, после запуска Microsoft Project 2000.

Совет

Если Project 2000 не появляется в вашем меню Старт, Вы можете использовать команду Выполнить. Для этого Вы должны найти исполняемый файлом Winproj.exe, который обычно располагается в C:/PROGRAM FILES/MICROSOFT OFFICE/OFFICE на Вашем жестком диске. Вы также можете запустить Microsoft Project 2000 сделав двойной щелчок на любом файле Project. Файлы Project имеют расширение .mpp.

На данном этапе Вы имеете возможность выполнить следующие действия:

  • Что Нового (What's New). Выберите этот пункт, чтобы видеть информацию о новых возможностях в Microsoft Project 2000.
  • Предварительное знакомство (Quick preview). Выберите этот пункт, чтобы видеть краткое, визуальное описание процесса управления проектом.
  • Учебник (Tutorial). Выберите этот пункт, чтобы видеть демонстрацию основных возможностей Microsoft Project 2000.
  • Карта Project (Project Map). Выберите этот пункт, чтобы увидеть последовательность действий необходимых для управления проектом.
  • Помощник (Office Assistant). Выберите этот пункт, чтобы увидеть помощника, готового ответить на любой Ваш вопрос, но только по-английски.
  • Ссылки (Reference). Выберите этот пункт для получения широкого разнообразия материалов, например, поиск неисправностей, советы, клавиатурные сокращения, информация о назначении ресурсов, задач и времени, а также об основах применения VBA в Microsoft Project 2000.
  • Ссылка

    В Главе 3 более детально изложены способы эффективного использования помощи.

  • Кнопка Закрыть. Если Вы готовы приступить к созданию проекта Вы можете закрыть Помощь, нажав на кнопку Закрыть в правом верхнем углу. После того как Вы закроете окно Помощи Вы видите новый чистый проект, как показано на рисунке 2-2.
  • Совет

    Вы можете повторно просмотреть это окно в любое время, выбрав Help Þ Contents and Index. Кроме того, Вы можете просмотреть Предварительное знакомство, Учебник и Карту Project выбрав Help Þ Getting Started.

    Новая возможность

    В Microsoft Project 2000, Вы можете выполнить ручное заполнение в большинстве представлений. Вы можете использовать ручное заполнение для ввода информации в ячейки, так же как и при иcпользовании Excel.

    Microsoft Project 2000 всегда открывает новый проект в представлении диаграммы Ганта. Вы познакомитесь с другими представлениями в этой книге, но Вы, вероятно, большое количество вашего времени при работе над проектом будете использовать представление диаграммы Ганта. Это представление предлагает все богатство информации о вашем проекте в едином представлении.

    Ссылка

    Для детального изучения представлений доступных в Microsoft Project 2000, см. Главу 6.

    В Microsoft Project 2000, Вы найдете большое количество советов. Советы и подсказки Вы можете увидеть практически в любой точке вашего экрана (см. Рисунок 2-3).

    Диаграмма Ганта

    Диаграммы Ганта имеет две главных секции: таблица Ганта и диаграмма Ганта. После того, как Вы введете информацию о задаче в табличную часть диаграммы Ганта(в левом части), в правой части диаграммы будет отражено графическое представление о введенной задаче (название, начало, продолжительность и другое). Графическое представление диаграмма Ганта (в правой части) помогает Вам увидеть распределение времени и отношения среди задач, как показано на Рисунке 2-4.

    Рисунок 2-2: Чистый проект не содержит никакой информации о проекте.

    Временная шкала в верхней части диаграммы Ганта напоминает горизонтальный календарь. Фактически это является графическим отображением времени задач в вашем проекте. На этой шкале отмечены часы, дни, недели, и месяцы вашего проекта. Заметьте, что диаграмма показывает две временных шкалы: главную шкалу и вторичную, ниже главной временной шкалы. Эти две временных шкалы помогают Вам видеть сразу два уровня выбора временных отрезков, например день и час или неделя и день.

    Примечание

    Вы можете настраивать вашу шкалу времени самым необычным образом. На Рисунке 2-3, шкала времени настроена для показа недель. Для того чтобы открыть диалоговое окно управления показом времени на временной шкале, сделайте непосредственно на ней двойной щелчок. Также обратите внимание, что не выполнено назначение количества часов в рабочем дне, рабочих дней в неделе, и так далее. Чтобы настроить эти назначения, чтобы показать или скрыть нерабочие дни, Вы можете использовать назначения нерабочего времени в диалоговом окне временной шкалы. В Главе 3, подробно рассматривается вопрос изменения календарей, которые управляют проектом.

    Рисунок 2-3: Вы можете в любой момент воспользоваться помощью или подсказкой.

    Рисунок 2-4: Типовой проект в представлении Ганта. Табличная часть с деталями задач и диаграмма Ганта.

    Одна из сильных сторон Microsoft Project 2000, это то, что Вы можете легко переключится из представления Ганта в другие представления. После небольших экспериментов по переключению представлений, Вы сможете видеть информацию о выборе времени, бюджете, или назначениях ресурсов более подробно, или выбрать общую картину Вашего проекта. Вы можете также настраивать любые из представлений в зависимости от того, какую информацию Вы хотите получить. Например, Вы можете использовать разделитель, который находится между таблицей Ганта и диаграммой Ганта, чтобы отрегулировать размер окон. Перемещение этого разделителя вправо показывает большее количество колонок данных о вашем проекте в таблице Ганта. Перемещение разделителя влево увеличивает представляемую диаграмму Ганта.

    В дополнение, так же легко как Вы можете изменить пропорции отображения графической и табличной частей представления, Вы можете изменить масштаб отображаемых данных. Вы можете увеличить масштаб отображения времени в диаграмме Ганта с помощью кнопки Увеличить (Zoom In) или уменьшить масштаб отображения времени с помощью кнопки Уменьшить (Zoom Out). Даже большие многолетние проекты Вы можете настроить для отображения ежедневных задач, и так же легко перейти к ежемесячному или ежеквартальному отображению данных.

    Обратите внимание, что каждый из окон представления Ганта имеет собственную полосу прокрутки, поэтому Вы должны использовать соответствующую полосу прокрутки для выбора в соответствующем окне.

    Использование меню Microsoft Project 2000

    Меню Microsoft Project 2000 в настоящее время работает подобно меню всех продуктов Microsoft Office, команды доступны "по требованию". То есть когда Вы открываете меню в первый раз, Вы видите небольшой набор команд, который по предположению команды разработчиков Microsoft Вы будете использовать наиболее часто. Кроме того, в нижней части меню, Вы видите кнопку с парой стрелок (см. Рисунок 2-5). Если Вы щелкнете на этой кнопке (или задержитесь на ней в течении нескольких секунд), будут показаны все команды свойственные данному меню (см. Рисунок 2-6). Как только Вы выберете эту команду, эта команда будет появляется в меню при следующем открытии.

    Новая возможность

    Настраивающиеся меню является новой особенностью Microsoft Project 2000.

    Вы можете изменить это поведение подобно меню предыдущих версий Project, в которых все команды появились в меню одновременно после открытия. Чтобы изменить поведение меню воспользуйтесь диалогом Customize в меню Tools.

    Ссылка

    Диалог Customize описан подробно в Главе 18.

    Некоторые команды и меню Microsoft Project 2000 в верхней части экрана Вам знакомы, например, Save (Сохранить), Print (Печать) и некоторые другие. Другие команды и меню на панели инструментов являются специфическими инструментами, характерными только для Project.

    Рисунок 2-5: Первоначально, вы видите только часть команд в раскрывающемся меню.

    Рисунок 2-6: После паузы или щелчка на кнопке с двойными стрелками, меню раскрывается полностью.

    В таблице 2-1 переведены и описаны функции каждого меню.

    Таблица 2-1. Меню Microsoft Project 2000

    Menu
    Меню
    Доступные функции
    File
    Файл
    Открыть и закрыть новый или существующий файлы, сохранение или печать файла, настройка параметров страницы и свойств документа, отправка файла по электронной почте и маршруту.
    Edit
    Правка
    Вырезать, копировать и вставить текст или объект; управление данными с помощью команд: заполнить, очистить, удалить; связь и удаление связи между задачами; применение команд найти, заменить, перейти.
    View
    Вид
    Выберите различные представления вашего проекта, просмотр стандартных отчетов, выбор инструментальных панелей, использование функции масштабирования изображения, работа с колонтитулами.
    Insert
    Вставка
    Вставка новых задач и проектов, колонок в представлениях, вставка различных объектов в ваш проект, включая рисунки, диаграммы Excel, документы Word, клипы, гиперссылок.
    Format
    Формат
    Форматирование текста, графического изображения задач и временной шкалы, расположения представлений.
    Tools
    Сервис
    Запуск функций правописание и автозамена, доступ к возможностям работы в рабочей группе, установление связей между проектами, изменение рабочего календаря или ресурсов. Вы можете также настраивать стандартные представления и функции с помощью команд организатор, настройка, параметры, или выполнить запись макросов. Выполнить контроль выполнения проекта.
    Project
    Проект
    Просмотр информации о задаче или проекте, просмотр примечаний, использование команд фильтр и сортировка. Изменение структуры задач в проекте.

    Последние два меню, Окно и Справка, содержат команды для расположения окон и доступа к справке, соответственно.

    Ссылка

    См. Главу 3 для получения большей информации об эффективном использовании Справки в Microsoft Project 2000.

    Как Вы видите на Рисунке 2-7, в меню одновременно располагаются иконка, название команды и сочетание клавиш, для быстрого вызова данной команды с помощью клавиатуры. Этот способ помогает Вам изучить различные способы выбора команд в Microsoft Project 2000. Обратите внимание на наличие дополнительного меню, которое иногда называется – дополнительное меню или каскадное меню. Черный треугольник направленный вправо от команды указывает на присутствие дополнительного меню.

    Рисунок 2-7: В меню одновременно присутствует символ инструмента, его описание и сочетание клавиш для быстрого вызова. Наличие каскадного меню еще больше увеличивает Ваш выбор.

    Панели инструментов

    Вероятно, Вы уже знакомы с инструментами в программах Windows и порядок их расположения на панели инструментов. Когда Вы открываете Microsoft Project 2000, Вы видите две панели инструментов: Стандартная и Форматирования, как показано на рисунке 2-8.

    Рисунок 2-8: Панель инструментов Стандартная и Форматирования.

    Когда Вы откроете Microsoft Project 2000, возможно Вы увидите обе панели в одной строке, при этом обратите внимание, что Вы не видите панели инструментов полностью, как на рисунке 2-8. Вы можете изменить поведение панелей инструментов с помощью следующей команды: Tools Þ Customize Þ Toolbars, после этого Вы должны снять флажок в команде Standard and Formatting toolbars share one row, после этого Вы увидите обе панели инструментов одна над другой. Если Вы хотите для увеличения места на экране держать обе панели инструментов в одном ряду, доступ к другим кнопкам Вы можете легко получить с помощью кнопки More Buttons в конце Вашей панели инструментов, и затем, щелкните кнопку, которую Вы хотите использовать.

    Совет

    Экранная подсказка легко поможет Вам найти кнопку More Buttons, если Вы задержите Ваш курсор на несколько мгновений над кнопкой.

    Ссылка

    Чтобы изменить внешний вид панели инструментов используйте диалог Настройка (Customize). Работа с этим диалогом подробно обсуждается в главе 18.

    В некоторых программах инструменты являются контекстно-зависимыми, то есть функция изменяется в зависимости от операции, которую Вы в данный момент выполняете. В Microsoft Project 2000 некоторые инструменты могут быть недоступны, выглядят как тускло-серые и не реагируют на щелчок мыши. Это зависит от действий, которые Вы выполняете в данный момент при работе Microsoft Project 2000.

    Примечание

    Если Вы производите вставку объекта из другого приложения, например, Excel или PowerPoint в Ваш проект Вы можете обратить внимание на появление инструментов из этого приложения при Вы выборе этого объекта. Поэтому, Вы можете использовать инструменты другой программы, чтобы изменить объект без необходимости выхода из Microsoft Project 2000. Как только Вы перейдете к работе над проектом, вновь происходит восстановление меню Microsoft Project 2000. Для этого Вы должны произвести щелчок мыши в любом месте Вашего проекта, с тем, чтобы снять выделение с внедренного объекта.

    В дополнение к панели Стандартная и Форматирования, Microsoft Project 2000 содержит несколько других панелей, которые иногда появляются автоматически, когда Вы выполняете некоторые типы действий. Однако, Вы можете также показывать каждую из этих панелей в любое время, выбрав Представление(View) Þ Панель (Toolbars) и выбрать любую необходимую панель инструментов.

    Совет

    Эти панели инструментов являются плавающими. Вы легко можете перемещать плавающие панели по Вашему экрану. Чтобы переместить такую панель Вы должны захватить ее за строку состояния. Кроме того, Вы можете поставить на якорь любую плавающую панель наверху вашего экрана около рядом с панелями инструментов, просто отбуксируйте любую плавающую панель вверх и бросьте на панель инструментов. И наоборот, Вы можете преобразовывать панели инструментов Стандартная и Форматирования в плавающие панели, отбуксируйте любую из этих панелей за маркер перемещения в любое место на вашем экране.

    Ввод информации в Microsoft Project 2000

    Ряд представлений в Microsoft Project 2000, например представление Ганта, используют знакомый интерфейс электронный таблиц. Информация появляется в колонках и рядах. Пересечение колонки и ряда - индивидуальная ячейка. Каждая задача в вашем проекте имеет уникальный номер ID, обозначенный числами. Вы можете входить в информацию или в строку информации (см. Главу 4) или непосредственно в ячейки. Когда Вы выбираете ввод информации в ячейке, строка информации показывает информацию в ячейке.

    Новая возможность

    2000 Проекта использует введение и редактирование информации "в-ячейке".

    Если Вы когда-либо использовали Microsoft Excel, Вы уже знаете, как вводить и редактировать информацию в Microsoft Project 2000. Когда Вы начинаете набирать данные с клавиатуры, точка вставки появляется в ячейке справа от текста, который Вы вводите. Чтобы редактировать текст в ячейке, выберете ячейку, и затем нажмите F2, или выполните двойной щелчок на ячейке, где Вы хотите начать редактировать. Точка вставки появляется на правом краю текста в ячейке, если Вы нажали F2, если Вы выполнили двойной щелчок, точка вставки появляется в ячейке в месте двойного щелчка.

    Поскольку Вы вводите информацию в ячейке, эта информация также появляется в строке информации на панели инструментов. Строка информации в Microsoft project 2000 выполняет ту же роль, что и строка ввода формул в Microsoft Excel. Вы можете напечатать новый текст или редактировать существующий текст, выполнив щелчок в пределах текста в строке информации. Две кнопки слева позволяют Вам отменять или принять ввод (см. Рисунок 2-9).

    Рисунок 2-9: Вы можете вводить или редактировать текст в ячейках или в строке информации.

    Ссылка

    В Главе 4 детально рассмотрены ввод и редактирование текста.

    Смена представлений с помощью панели Представлений

    Microsoft Project 2000 предлагает ряд представлений, в которых Вы можете увидеть всю информацию о проекте. Одно представление возможно не может показать всю информацию, в которой Вы нуждаетесь о выборе времени, отношениях среди задач, распределении ресурсов, и контроле выполнения проекта; фактически, каждый тип информации требует специального вида графического или текстового показа, для более точного их интерпретирования. Думайте о проекте как о бизнесе. Как в любом бизнесе, разные людях проявляют внимание к различным аспектам работы. Бухгалтерия думает главным образом о затратах. Директор завода сосредотачивается на крайних сроках и наличии достаточного количества оборудования, для выполнения заказа. Отдел кадров думает о людях: их заработной плате, рабочих часах, и так далее. Как руководитель проекта, Вы должны быть в курсе всех изменений в течении проекта. Для получения разнообразной информации о Вашем проекте, Вы просто переключаетесь к другому представлению, чтобы оценить вашу работу с разных точек зрения. Каждое представление помогает Вам сосредоточиться на различных аспектах проекта. Меню представлений (см. рисунок 2-10) позволяет Вам легко переключаться к разным представлениям.

     

    Рисунок 2-10: Панель Представлений предлагает несколько предопределенных представлений Вашего проекта.

     

    Панель Представлений содержит восемь представлений. Когда Вы передвигаетесь вниз панели Представлений, в верхней части панели появляется стрелка, направленная вверх, чтобы Вы могли вернуться к вершине панели Представлений. Вы можете переключится в любое из представлений, щелкнув на этом пункте в панели Представлений. На дне панели Представлений имеется кнопка More Views. Щелкнув на этой кнопке, Вы получите доступ к диалогу Представлений, показанному на рисунке 2-11.

    Рисунок 2-11: Диалог More Views содержит 24 встроенных Представления и позволяет добавлять Ваши собственные.

    Ссылка

    В Главе 6, Вы получите исчерпывающую информацию о применении представлений в вашем проекте. Вы также можете создавать собственные представления, выбрав пункт New в диалоговом окне More Views (см. Главу 7).

    Новые возможности Microsoft Project 2000

    В этой главе будут описаны только часть новых возможностей Microsoft Project 2000. Далее в этой книге вы должны обратить внимание на сноску Новая возможность, в которых будут подробно описаны новые возможности Microsoft Project 2000.

    Как было упомянуто ранее, Project 2000 не является частью Office 2000, но Project является частью семейства Office. В связи с этим, переход к Project 2000 целесообразен по тем же причинам, что и переход к Office 2000. Эти цели и подходы изложены в следующем списке:

  • Во-первых. Легкий доступ к информации и коллективная работа в сети Интернет. Исходя из этого, Вы можете сохранить любой файл Project(или любой документ Office 2000) в формате HTML так, чтобы Вы могли предоставить доступ к этому файлу любому, кто имеет Интернет браузер. С помощью команды Сохранить Как (Save As) из меню Файл (File) Вы можете сохранить файл Microsoft Project 2000 в формате HTML (см. Рисунок 2-12). Кроме того, Вы можете использовать Microsoft Project 2000 для редактирования HTML-страниц, созданных в Project, без потери форматирования или функциональных возможностей.
  • Во-вторых. Чтобы уменьшать расходы на установку и развертывание, Microsoft создал Windows Installer, который позволяет легко настроить установку в Вашей организации. Windows Installer позволяет Вам определить особенности инсталляции, так называемая "установка по требованию". Команда появляется в меню, но, когда пользователь выбирает команду, появляется диалог, сообщающий, что данная возможность в настоящее время не установлена и связана с выбором особенностью установки. Как правило, этот тип установки исключает шаблоны. Кроме того, можно настроить установку так, чтобы эти возможности запускались с локального жесткого диска, сервера сети, или терминального сервера.
  • Рисунок 2-12: Вы легко можете предоставить доступ к Вашему файлу, сохранив его как Web страницу.

  • Чтобы уменьшать административные затраты, Microsoft Project 2000 и Microsoft Office 2000 поддерживают профили пользователей (документы, рабочий стол, приложения) которые можно перемещать с компьютера на компьютер в общей сети. Но здесь есть одна особенность: профиль пользователя может перемещать в сети Windows 98 или Windows NT/2000, но профиль нельзя перемещать с платформы на платформу.
  • Чтобы уменьшать затраты на поддержку конечного пользователя, Microsoft Project 2000 и Microsoft Office 2000 имеют возможность "самовосстановления", то есть они могут обнаруживать отсутствие необходимых файлов или вхождений регистра, и устанавливать необходимые файлы или вхождения регистра. Команду Найти и Устранить (Detect and Repair) Вы найдете в меню Справка (Help) для решения возникших проблем.
  • Microsoft Project 2000 установлен новый формат баз данных, который поддерживает SQL 7, Access 2000, и Oracle 6. Однако, чтобы уменьшить общую стоимость собственности, Вы можете сохранять файлы Microsoft Project 2000 в формате Project 98. Поэтому, организация может не устанавливать Project 2000 на всех машинах, но пользователи использующие Project 2000 могут автоматически сохранять свои файлы в формате Project 98, для того, чтобы созданные ими фалы были доступны всем пользователям.
  • Чтобы увеличивать международную поддержку, Microsoft упростил развертывание, создав единый выполняемый файл, который может использоваться для Соединенных Штатов, Европы, Дальнего Востока, и стран, которые используют двунаправленные языки типа Иврит и Арабского языка.
  • В Project 2000 использована и другая особенность Office 2000: адаптивные меню и панели инструментов. Вы уже видели как эта особенность работает ранее в этой главе. Команды не появляются в меню, при первом открытии меню; только после короткой задержки или если Вы щелкните на кнопке с двойной стрелкой в основании меню. Если Вы выбираете команду, которая не появлялась первоначально, то она будет появляться в следующий раз при открытии меню.
  •  

    Предисловие >>

     
     

     

     

    К НАЧАЛУ

     

     

     
     

    Развитие Бизнеса / Ру 2.0

    Проект Блоги Контакты


    Старый сайт:
    Развитие Бизнеса / Ру 1.0


    Условия использования
    Приглашаем авторов
    Деловые новости
    Hi-Tech новости
    О проекте

    Архив
    FAQ
     
     
    Михаил Козлов
    Сергей Александров

    Реклама на сайте
    Нашли ошибку?
    Свяжитесь с нами



    с 17 января 2000
     

    ©1999-2000, Михаил Козлов