Некоторые проекты создаются случайно. Пропущенные сроки, неприятные сюрпризы, и неожиданные проблемы, кажется, столь же неизбежны как утро понедельника. Другие проекты имеют немного проблем. Однако, проект, который идет гладко с начала до конца, редки. Хорошее планирование и связь помогут вам избежать неприятностей. И хотя никакой, даже самый блестящий проект, не может предотвратить все возможные проблемы, хорошее руководство проектом позволяет Вам управлять ими наиболее эффективно.

В этой главе Вы начинаете исследовать инструменты и приобретать навыки, которые могут помочь Вам стать более эффективным и производительным менеджером проектов. Цель настоящей главы состоит в том, чтобы обеспечить понимание сути проекта и управления проектами, и как Microsoft Project 2000 может Вам помочь в этом.

Таким образом – проект, это определенная последовательность действий, часто выполняемая более чем одним человеком. Кроме того:

По своему характеру проекты являются динамическими процессами. Они могут длиться в течение месяцев или даже годы. Кроме того, проекты имеют тенденцию развиваться и изменяться, а иногда ведут себя так, как вы и не могли предположить. Следовательно, Вы как менеджер проектов, должны всегда быть готовы к капризам ваших проектов, или Вы никогда не достигните ваших целей. Документация и связь - ваши два ключевых инструмента для достижения вершины проекта на протяжении всего жизненного цикла.

Управление проектами и менеджеров проектов интересуют ряд ключевых областей:

Чтобы управлять этими аспектами проектов, существует ряд инструменты. Некоторые из них концептуальны, например, критический путь, другие, имеют определенный формат, например, диаграмма Gantt. Следующие разделы представляют некоторые ключевые концепции и инструментарий для управления проектами.

Критическая путь отмечает задачи в проекте, который должны быть закончены точно вовремя для соблюдения временных рамок всего проекта в целом. Следующий пример иллюстрирует эту концепцию.

Предположим, что Вы планируете уход в отпуск. У Вас есть пять дней, чтобы планировать все свои дела. Вот - некоторые из необходимых задач и их структура времени:

Самая длинная задача – оформление документации, целых четыре дня. Самая короткая задача – покупка билетов, всего лишь полчаса. Принимая, что билетов много, а отпускные раньше пятницы вам все равно не выдадут, Вы можете задерживать оформление документации до предпоследнего дня. Отсрочка этой задачи фактически не создаст никакой задержки Вашему уходу в отпуск, поэтому Вы можете выполнять эту задачу все четыре дня, или, если Вы гениальны или работы не много, Вы можете ее выполнить в последний час четвертого дня. Поэтому, задача оформления документации не на критической линии. Однако, Вы не можете задерживать задачу передачи дел, это связано с тем, что без оформления передачи дел вам не выдадут отпускные и не подпишут приказ на отпуск. Поэтому, задача передачи дел находится на критическом пути. (Конечно, этот пример очень прост, часто, целый ряд задач, которые не могут позволить задержки, формируют полную критический путь.)

Далее определим и объясним эти концепции:

Рисунок 1-1: Показаны все задачи.

Рисунок 1-2: Применение соответствующего фильтра, позволяет показать только те задачи, которые не могут позволить никакой задержки ее выполнения.

Некоторые задачи, называемые вехами, не имеют продолжительности(нулевая продолжительность). Вехи – временные пункты, которые отмечают начало или завершение некоторой стадии проекта. Например, если ваш проект вовлекает проектирование новой брошюры, одобрение начального проекта может быть вехой. Хотя Вы можете назначать некоторую продолжительность для этих задач, тем не менее, для таких задач обычно назначается нулевая продолжительность. Поэтому, эти задачи имеет нулевую продолжительность, и отмечают ключевые моменты в проекте.

С другой стороны, увеличение числа доступных ресурсов уменьшает продолжительность некоторых задач. Если один землекоп выроет канаву за два часа, то два землекопа выроют эту канаву за один час. Для выполнения проекта по-прежнему необходимо два часов, но два ресурса могут выполнять одновременно. Задачи, чья продолжительность зависит от добавления или уменьшения ресурсов называются ресурсо-зависимыми задачами (resource-driven tasks).

В реальных проектах, вычисления редко настолько точно. Поскольку люди имеют различные уровни навыков и выполняют работу с различной скоростью, два человека не всегда сокращают время задачи точно в два раза. Кроме того, чем большее количество людей, которых Вы добавляете к задаче, тем большее количество коммуникаций, общения, и обучения. Хотя Microsoft Project 2000 обращается с дополнительным назначением ресурсов как простое математическое вычисление, Вы можете все же можете использовать определенные поправки (см. Главу 10).

Диаграмма Ганта (Gantt chart), сетевая диаграмма (network diagram), и структуры WBS (work breakdown structures) - инструменты для управления проектом, которые развивались в течение многих лет. Фактически это диаграммы, которые Вы можете использовать, для контроля и наблюдения за различными аспектами Вашего проекта. На рисунке 1-3 Вы можете увидеть диаграмму Ганта, на рисунке 1-4 изображена сетевая диаграмма. На рисунке 1-5 показана типичная диаграмма WBS, тем не менее Microsoft Project 2000 диаграмму WBS не включает ни в одно из ее стандартных представлений.

До использования компьютеров, менеджеры обычно рисовали эти диаграммы вручную. Любой значимый проект имел огромную сетевую диаграмму, диаграмму WBS, или диаграмму Ганта. К концу проекта, эти диаграммы были усеяны многочисленными исправлениями и дополнениями. К счастью, программное обеспечение для управления проектами Microsoft Project 2000 позволяет более легко создавать, настраивать и модернизировать эти диаграммы.

Рисунок 1-3: Типичная диаграмма Ганта.

Рисунок 1-5: Типичная диаграмма WBS.

Сетевая диаграмма изображает схематически задачи проекта без детализации их продолжительности. Вместо этого, сетевая диаграмма показывает потоки задач в проекте и взаимоотношения задач друг к другу. Каждая задача располагается в прямоугольнике называемом узлом(Nodes), и линиями, которые указывают потоки задач.

В Project 98 и предшествующих версиях Project, сетевая диаграмм называлась PERT диаграмма. Специальный отдел военно-морского флота США изобрел этот метод, чтобы отследить поток задач в проекте разработки подводной лодки Polaris в конце 1950-ых.

Глава 4 раскрывает типы зависимостей.

Чтобы управлять любым проектом, Вы нуждаетесь в некотором наборе процедур. Программное обеспечение Microsoft Project 2000 автоматизирует многие из этих процедур. С Microsoft Project 2000 Вы можете:

С улучшенным взаимодействием внутри рабочей группы с помощью корпоративной сети или с помощью электронной почты, Microsoft Project 2000 также делает связь и сотрудничество среди членов Вашей команды намного более легкой и более производительной.

Так, что же необходимо сделать для успешного управления Вашим проектом с помощью Microsoft Project 2000? Чтобы создать проект в Microsoft Project 2000, Вы должны ввести следующую информацию о ваших задачах:

Чтобы контролировать затраты задач, Вы должны добавить информацию о ресурсах, включая:

Чтобы контролировать продолжительность проекта, Вы должны регулярно вводить следующую информацию:

Вы можете воспользоваться переводом шаблонов применяемых Microsoft Project 2000.

В части V этой книги, "Работа в группах" представлена детальная информация о работе в группах.

См. Главу 19 для получения большей информации об использовании макросов.

Все проекты состоят из нескольких стадий. Понимание характеристик каждой стадии может помочь Вам при использовании Microsoft Project 2000 при создании собственных проектов.

Прежде, чем Вы даже начнете планировать проект, Вы должны определить цель, которая не всегда столь очевидна, как это кажется на первый взгляд. Различные участники проекта могут определять его цель проекта по-разному. Много проектов терпят неудачу, потому что члены команды фактически работают над различными целями. Например, цель состоит в том, чтобы выполнить изучение производительности, или фактически улучшать производительность? Результат - для вашего проекта договориться с фирмой подрядчиком, или самостоятельно закончить строительство здания? Поскольку Вы анализируете Вашу цель совместно с другими членами команды, удостоверитесь, что ваш проект не всего лишь один шаг в ряде проектов ведущих к другой цели.

Чтобы определить вашу цель, Вы можете использовать различные инструменты связи, например: встречи, обмениваться сообщениями по электронной почте, и проводить совещания. Очень важно провести обмен мнениями на различных уровнях (управление, рабочий персонал) и обсудить цели и получить ответы на все поставленные вопросы. Не торопитесь, прежде чем сформулировать цель проекта, вы должны удостовериться в том что все члены команды понимают и поддерживают цель вашего проекта.

Будьте осторожны, не устанавливайте слишком далеких и обширных целей, эти цели могут измениться не один раз в нашем динамичном мире, прежде чем достигнете цели Вашего проекта. Небольшие проекты более управляемы и более гибки.

После того, как Вы определили цель, Вы должны определить возможности проекта. Иногда, определение возможностей проекта требует значительных усилий. Под возможностями проекта мы подразумеваем утверждение более определенных параметров или ограничений для его завершения. Ограничения проекта обычно находятся в областях времени, качества и бюджета.

Вот – примерная цель и утверждение возможностей:

Обратите внимание, что второе утверждение возможностей определяет главные стадии проекта (пробный маркетинг, разработка упаковки и рекламная кампанию); данное утверждение целей и возможностей проекта обеспечивает отправную точку для планирования задач в проекте. Фактически, Вы могли бы в конечном счете решить разбить этот проект на меньшие проекты – пробный маркетинг, разработка упаковки, рекламная кампания. Определяя возможности проекта Вы можете пересматривать и цель и возможности, чтобы сделать проект более управляемым.

Формулируйте Вашу цель и определение возможностей как можно более кратко и конкретно. Если Вы не можете объяснить Вашу цель или возможности в одном или двух предложениях, то ваш проект может быть чрезмерно честолюбив и сложен. Рассмотрите возможность преобразовать Ваш проект на ряд более меньших проектов.

Формулирование точных и простых целей, конкретных и точных возможностей гарантирует, что Вы собрали ключевые данные о ресурсах, времени, и бюджете - и что Вы и ваша команда точно осознают цель и средства для достижения конечного результата Вашего проекта. Все эти действия Вы должны выполнить до запуска Microsoft Project 2000.

Когда Вы понимаете цель и возможности проекта, Вы можете начать работать над определением задач которые необходимо выполнить, чтобы достигнуть цели. Первоначально вы должны определить главные стадии. Затем Вы должны создать логическую последовательность задач в каждой стадии. Планирование ресурсов важный аспект управления проектом. Ресурсы могут включать оборудование, материалы, персонал, и рабочие группы. Примите во внимание различные аспекты ваших ресурсов, например сверхурочное время, отпуск и участие в других проектами. Время, деньги, и ресурсы очень тесно связаны: Вы можете экономить время с большим количеством ресурсов, но увеличение использования ресурсов увеличивает стоимость проекта. Вы должны понять порядок приоритетов использования времени, качества, и денег в Вашем проекте.

Есть старая шутка: Время, деньги, или качество - выбирают два. Добавление ресурсов (которые обычно увеличивают затраты) для выполнения проекта, может сократить время, но может также ухудшить управление качеством. Увеличение времени может улучшить качество, но обычно вызывает конфликты ресурсов и увеличение затрат. Microsoft Project 2000 поможет Вам управлять этими тремя важными критериями в течении выполнения Вашего проекта.

На рисунке 1-6 показан начальный график в Microsoft Project 2000.

Рисунок 1-6: Структура проекта ясно показывает различные стадии вашего проекта. Заметьте, что зависимости между задачами еще не установлены.

Будьте готовы для пересмотра вашего плана после того, как каждый ключевой сотрудник пришлет Вам свои замечания. Вы можете создать и сохранить несколько файлов, для проведения анализа "Что-если". Анализ вашего проекта с различных точек зрения – реальный способ воспользоваться всей мощью Microsoft Project 2000.

Определение конфликтов распределения времени и ресурсов - другой аспект планирования. Microsoft Project 2000 помогает Вам точно определить эти конфликты. Например:

Эта книга содержит много методов для решения конфликтов. Глава 9 и 10, в частности сосредотачивается на использовании особенностей Microsoft Project 2000, чтобы решить проблемы планирования ресурсов.

Когда ваш проект готов, Вы можете сохранить снимок этого состояния называемый базисная линия или базовый план (baseline), благодаря этому Вы можете контролировать фактическое выполнение проекта.

Глава 11 объясняет, как установить, или, если необходимо, удалить базисную линию.

Знание методов контроля выполнения вашего проекта, персонифицированные объемы участия в проекте для ключевого персонала, поможет вашей команде установить эффективные механизмы контроля выполнения проекта с самого начала.

Вы можете сохранить базисные линии в различных точках вашего проекта в течение его выполнения. Этот подход помогает Вам увидеть, где произошли главные изменения и показать, что Вы предприняли для решения этих проблем.

На Рисунке 1-7 показан проект с сохраненной базисной линией и контроль выполнения проекта.

Рисунок 1-7: Процент выполнения задач в проекте.

Microsoft Project 2000 позволяет Вам сохранить ваши первые проекты и ясно увидеть, где Ваши оценки были неверны, где Вы вносили изменения слишком медленно, или не сократили глобальный проект на более управляемые проекты. Microsoft Project 2000 сохраняет всю информацию о Вашем проекте в одном файле. При планировании новых проектов, Вы можете использовать их для оценки ресурсов, продолжительности задач, выявления конфликтов.

Несомненно, Вы будете успешным и эффективным менеджером проектов. Вы сможете легко доказать вашему руководителю необходимость тех или иных действий, Вы сможете избегать проблем и обеспечивать принятие верного решения. Кроме того, Вы будете иметь инструменты, которые помогут Вам, и вашим коллегам более эффективно решать задачи, с которыми Вы сталкиваетесь.