Методологические аспекты процессов автоматизации управленческой деятельности (Управление в трех измерениях)

Эффективность деятельности предприятий зависит от качества управленческих решений. Это определяет важность овладения каждым ответственным работником аппарата управления, а тем более руководителями организационных структур теоретическими знаниями, методиками и навыками в их разработке и совершенствовании.

Качество управленческих решений напрямую зависит от количества переработанной информации и от сроков готовности результатов.

Эффективное управление или эффективно управлять не мыслимо в настоящее время без автоматизации процессов решения большого количества задач и внедрения технических средств, программного обеспечения и информационных технологий.

Сам процесс автоматизации в организации усложнен и тем, что в настоящее время присутствует огромное количество готовых вариантов технологий и абсолютно отсутствует какая-либо система показателей эффективности или сравнения при их выборе.

Можно выбрать готовый продукт и под него «настроить» все процессы в организации, а можно и наоборот, проанализировать технологические процессы в условиях реальности, осмыслить перспективы развития и под них осуществлять подбор оборудования, программного обеспечения и разрабатывать информационные технологии.

Именно поэтому важны определенные правила, методологии, последовательность шагов, чтобы потом быть уверенным в оптимальности пути и правильности принятых решений.

Классическое определение понятия «управление» формулируется следующим образом. Управление - это воздействие на систему с целью перевода (либо поддержания ее в заданном состоянии). Наиболее значимыми в этом определении являются:

Необходимо подчеркнуть, что управление это осознанный процесс, т.е.  перед воздействием на систему планируется ход и последствия воздействия на систему, затем происходит процесс преобразования системы в реальном масштабе  времени и, наконец, осмысление полученных результатов, т.е. контроль, анализ и учет последствий управляющего воздействия на систему.

Прежде чем начать процесс автоматизации управленческой деятельности в организации, на мой взгляд, нужно представить организацию как системный объект, который в результате планируемых воздействий на него переходит в новое состояние и оценивается новыми смысловыми или качественными показателями, выбранными в качестве показателей состояния организации.

Осмысленное воздействие на организацию с целью перевода (либо поддержания ее в заданном состоянии) требует процесса управления, т.е. планирования хода и последствий воздействия.

Наиболее значимыми параметрами процесса управления при этом являются:

Все три вышеперечисленных параметра определяют условия создания организации, раскрывают ее организационно-штатную структуру  с тремя ярко выраженными функциональными группами, а именно:

Теперь очевидно, что процесс управления – это планируемое воздействие на все структурные подразделения организации с целью перевода ее в новое состояние или поддержания ее в установленном режиме.

Указанное определение позволяет  интерпретировать управление в виде трехмерной модели, у которой по одной оси откладывается последовательность воздействия на систему во времени, по другой – последовательность воздействия на ресурсы, формирующие систему, и по третьей оси – последовательность преобразования системы в ходе управляющего воздействия (рис.1.).

Управление объектом в трехмерной модели выглядит следующим образом (см. рис.2.):

Любая экономическая структура легко раскладывается на функциональные группы по направлениям воздействия (см. рис.3):

Из выше предложенного ясно, что процесс управления объектом – есть комплекс управляющих воздействий по всем осям и не может осуществляться по отдельному направлению.

Рассматривая процессы управленческой деятельности в организации по методу трехмерной модели, хорошо видны три основных направления управленческой деятельности:

Сам процесс формирования организационно-штатной структуры и технического управления должен строго отвечать следующим требованиям:

Основываясь на принципах создания функциональных групп по направлениям воздействия, следующим очень важным шагом становится процесс определения путей воздействия команд и внутренние взаимодействия на структуры и между структурами, т.е. нужно определить пути информационных потоков.

Логическая связь между структурными подразделениями определяется путем наложения матрицы на взаимосвязанные плоскости трехмерной модели:

Таким образом, ориентируясь на логические связи между подразделениями,  создается возможность выбора топологии сети всей организации в целом.

Для решения каждой задачи в организации исполняется определенный процесс согласно алгоритму, который заложен  в принципах руководства этой организации. Известно, что основной инструмент управленческого звена – это документ. (Здесь я полностью согласен с Зурабом Путуридзе, автором статьи «Как создавать автоматизированную систему управления организации» в журнале Enterprise Partner, №5 за 2001 г.) Именно это есть современная методология в части формализации процессов управления на базе документооборота как частная задача всего процесса управления.

Подводя итоги вышеперечисленному, следует отметить: