Как считать возврат на инвестиции (ROI) в Enterprise Content Management (ECM)

Странные для меня вещи обсуждаются в статье, опубликованной на CNews: имеет ли смысл считать ROI для проектов внедрения ECM? Оригинальная критика ROI для IT опубликована здесь. Я не очень понял причину нелюбви Mr. Alan Pelz-Sharpe к ROI и активную пропаганду TCO, т.к. если вы смогли посчитать изменение TCO, то в чем проблема посчитать ROI!?

Я бы скорее задал другой вопрос: а имеет ли смысл внедрять ECM если не известен эффект от внедрения т.е. возврат на инвестицию? И как можно посчитать этот самый эффект? Похожий вопрос задает Андрей Колесов в своем блоге ECM Club.

Ответ, как обычно зависит от позиции и цели задающего вопрос J Я лично являюсь сторонником простой арифметики и вот что я думаю по поводу расчета ROI для ECM.

1) Дьявол в деталях

А детали определяются конкретным процессом в конкретных обстоятельствах конкретного предприятия. Термин ECM включает в себя массу подтерминов и определений того, что можно делать с документами и информацией при автоматизации различных бизнес-процессов. Считайте отдачу для собственного процесса на своих исходных данных. Если у вас нет исходных данных или вы не знаете как их получить, то либо у вас проблемы, либо ROI вас не интересует. Тогда дальнейшее можно не читать.

2) Общие принципы

Внедрение средств автоматизации для любого бизнес-процесса меняет сам процесс и меняет характеризующие его показатели деятельности (KPIs если хотите). Цель любого осмысленного изменения в бизнесе сводится к снижению затрат и улучшению показателей. Поэтому для проекта внедрения ECM необходимо взять изменяемый бизнес-процесс в состоянии до проекта и после его завершения и сравнить изменение стоимости процесса и изменение величины его показателей, произошедшее в результате внедрения.

Когда-то давно я любил рассказывать клиентам что необходимо учитывать для оценки возврата на инвестиции применительно к автоматизации управления проектами:

Эти же вопросы стоит задать себе и для расчета ROI для ECM.

Важно помнить, что расчет ROI – это “жесткое” доказательство экономической целесообразности инвестиции. 

Кроме того бывают “мягкие” доказательства, например, освободившиеся в результате автоматизации сотрудники могут принести пользу в других процессах. Посчитать эффект здесь может быть трудно, но он очевидно есть.

Примеры KPI для оценки эффективности проектов по внедрению электронного документооборота (их я тоже отношу к категории ECM) представлены в результатах исследования, опубликованного на сайте Корус Консалтинг. Я правда не очень понимаю, что означает KPI “Организация и ведение единых информационных (документационных) ресурсов, создаваемых в процессе деятельности организации” или “Переход на электронные формы взаимодействия между подразделениями”, но может быть в Корусе знают, что пишут:

Улучшение исполнительской дисциплины

Повышение оперативности подготовки аналитических справок и отчетов о ходе исполнения документов и поручений на каждом уровне исполнения и в целом по организации

Организация и ведение единых информационных (документационных) ресурсов, создаваемых в процессе деятельности организации

Сокращение временных затрат при поиске информации о документах, находящихся в текущем делопроизводстве, а также передаваемых на архивное хранение

Оперативность доставки документов и поручений исполнителю

Переход на электронные формы взаимодействия между подразделениями

Сокращение материальных затрат в ходе исполнения и прохождения документов

Для оценки стоимости процесса можно использовать методы Job Costing, Activity Based Costing или другие принятые на вашем предприятии правила учета затрат. Часто в рамках проекта бывает достаточно провести декомпозицию структуры затрат процесса исходя из элементарного здравого смысла. См., например, в ROI калькуляторе Rockley Group для расчета возврата на инвестицию в автоматизацию процесса подготовки и публикации контента.

3) Примеры методов и расчетов ECM ROI

• Value Assessment of Enterprise Content Management Systems: A Process-oriented Approach. J. vom Brocke, A. Simons, C. Sonnenberg, P.L. Agostini, and A. Zardini
• The Bottom Line on Enterprise Document Management
• Return on Investment for Business Process Management [BPM] software
• A common framework for measuring the impact of records management. An assessment of the current evidence base demonstrating the benefits of investing in the improvement of records management – a selective literature review
• CGI ECM ROI Calculator

А вы что думаете?