Развитие Бизнеса > Начинаете бизнес? > Делопроизводство

Совершенствуем документационное обеспечение управления предприятия

• Введение
• Определения
• Основные задачи ДОУ
• Цели и задачи книги
• Для кого предназначена книга?
• Принципы построения
• Загрузите полный текст

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. 

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений существенно влияющей на оперативность и качество управления. 

Процесс принятия управленческого решения состоит из: 

• Получения информации
• Ее переработки
• Анализа, подготовки и принятия решения

Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. 

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. 

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. 

Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений. 

Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема—передачи информации, правильной постановки справочно—информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов. 

К НАЧАЛУ

ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов. 

Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление оформление согласование и изготовление. 

Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства. 

Документооборот: движение документов в рамках ДОУ. 

Организация работы с документами — обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов. 

Систематизация архивного хранения документов — определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих и других решений. 

К НАЧАЛУ

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ДОУ

Основными задачами документационного обеспечения управления являются: 

• Сокращение информационных потоков до оптимального минимума
• Обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов

Таким образом, как мы видим, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений. 

К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ накопленный в России за последние 175 лет. 

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так: 

• руководство теряет целостную картину происходящего;
• структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слажено осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;
• это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;
• приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;
• для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;
• оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль. 

В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее созданной прибыли или увеличения дефицита государственного бюджета. 

Осознав важность совершенствования документационного обеспечение управления, организации начинают делать массу ошибок, пытаясь его автоматизировать. Может быть основной является проблема выбора методов автоматизации. Наиболее распространенное решение состоит в автоматизации отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря—референта, менеджера, бухгалтера или «руководителя». Основным недостатком при таком подходе является отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных процедур . 

Как уже отмечалось выше одним из самых важных факторов успешного развития предприятий является качество его Управления. Следствием качественного управления будет рост оборота, прибыли и благосостояния сотрудников. 

Если постараться выявить основные функциональные составные части (компоненты) в Управлении предприятиями и организациями, то можно представить следующую картину (см. Рис. 1) 

На рисунке видно, что прикладные компоненты (экономика, структуры и подразделения, маркетинг, учет, финансы, взаимодействие подразделений) опираются на Документационное Обеспечение Управления (ДОУ), являющегося основной функцией делопроизводства. 

Система автоматизации (а именно – Единая Система Автоматизации Делопроизводства) должна включать средства и правила создания документов, поддержки документооборота и ведения электронного архива документов, а также опираться на программно—технические платформы предприятия. 

Все другие компоненты управления должны опираться на систему ведения делопроизводства для эффективного использования информации для достижения целей и решения задач, стоящих перед организацией. 

С точки зрения комплексной автоматизации деятельности предприятий прикладные информационные системы должны опираться на программно—технические платформы и Единую Систему Управления Документами) для достижения целей обеспечения максимально качественного управления. 

Таким образом перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существуют две серьезные задачи: 

1. Совершенствования всей работы по подготовке и обработке документной информации, путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
2. Выбор правильной стратегии автоматизации.

Для решения первой задачи необходимо руководствоваться существующими нормативными документами, положениями ГОСТ и рекомендациями специалистов. 

Для решения второй – мы рекомендуем обратить внимание на технологии, предлагаемые компанией Cognitive Technologies. 

К НАЧАЛУ

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ДАННОЙ КНИГИ

Целью данной книги является совершенствование Документационного Обеспечения Управления (ДОУ) организаций и предприятий на базе опыта, накопленного за последние 175 лет в этой области, и новейших технологий автоматизации делопроизводства. 
Основной задачей мы видели создание, насколько это возможно, универсального свода правил и рекомендаций по совершенствованию и автоматизации ДОУ для сотрудников предприятий, организаций и фирм, по долгу службы отвечающих за работу с документами и автоматизации этой деятельности, с учетом современной ситуации. 

К НАЧАЛУ

ДЛЯ КОГО ПРЕДНАЗНАЧЕНА КНИГА?

Для руководителей служб документационного обеспечения управления и секретариатов

Возможно, Вас заинтересуют разделы, описывающие анализ существующего на предприятии делопроизводства и методы его организационного совершенствования до проведения автоматизации. Вы можете не читать дальнейшее описание методов автоматизации ДОУ на базе технологий Cognitive Technologies, если это в настоящий момент Вас не заинтересует. 

Для руководителей служб автоматизации предприятий

Возможно, автоматизация делопроизводства это та тема от которой у Вас постоянно болит голова. Не отчаивайтесь. Данный материал содержит поэтапное описание того, что можно предпринять в самом безнадежном случае, начиная с описания того, что нужно сделать чтобы автоматизация наконец стала возможной. 

Для информационных компаний, занимающихся автоматизацией делопроизводства

При помощи данной книги партнеры компании Cognitive Technologies, занимающиеся продажей и внедрением ее программных продуктов, получают методологическую базу по оказанию услуг в области совершенствования базовых методов управления организациями. Оказание услуг становиться все более и более прибыльным бизнесом. 

Партнеры Cognitive Technologies могут зарабатывать до 500% от стоимости базового программного обеспечения, оказывая услуги по внедрению методов ДОУ на предприятиях или организациях своих клиентов. 

Для руководителей предприятий, организаций, ведомств и фирм

Если Вы всерьез озабочены проблемой совершенствования качества управления Вашим предприятием, то попросите Ваших сотрудников прочитать эту книгу. Возможно они смогут предложить Вам много путей для достижения Вашей цели. 

К НАЧАЛУ

ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ

Для детальной иллюстрации основных принципов совершенствования ДОУ и использования программных продуктов Cognitive Technologies данная книга описывает гипотетическую работу по автоматизации ДОУ в вымышленной организации АОЗТ «Компания «АБВ». 

В материалы книги входят: 

• анализ существующего документооборота и организации процессов ДОУ в АОЗТ «Компания «АБВ»
• созданий рекомендаций по совершенствованию организации делопроизводства в соответствии с нормативными требованиями
• создание стратегии и проекта по автоматизации процессов ДОУ с учетом современных тенденций и требований
• изучение аспектов решения конкретных задач ДОУ в среде Евфрат 99

К НАЧАЛУ

ПОЛНЫЙ ТЕКСТ

Полный текст книги "Совершенствуем Делопроизводство и документационное обеспечение управления при помощи технологий Cognitive Technologies" Вы можете загрузить отсюда: 

Архив в формате ZIP содержит 

• файл книги usage.doc (MS Word for Windows 6.0/7.0)
• экранные примеры системы Евфрат 99, использованные для иллюстраций в третьей главе книги
• файлы в формате TRE -- пример базы данных Евфрат 99, использованный для описания применения Евфрат для автоматизации делопроизводства (обратитесь к Вашему "Руководству пользователя Евфрат" за подробным описанием как использвать этот пример базы документов с Евфрат 99). Содержат примеры номенклатуры дел и контрольно-регистрационных карточек для организации процедур регистрации и контроля исполнения документов в среде Евфрат 99
• шаблоны организационно-распорядительных документов, описанные в книге (файлы в формате MS Word for Windows 6.0/7.0). Вы можете адаптировать их для использования в собственных целях

К НАЧАЛУ